Главная

Статьи

Библиотека статей

Методология бизнес-инжиниринга

На данной странице приведены аналитические обзоры программного обеспечения,имеющегося на рынке стран СНГ по тематике журнала.Страница ведется на основе любезного предложения одним из наших читателей из г.Екатеринбурга г-ном Сергеем Н.Севрюковым ssev@granbank.ru Мнение г-на Севрюкова может не обязательно совпадать с мнением редакции журнала. Мы будем заинтересованы в расширении данной страницы, поэтому просим направлять в его адрес информацию о новых программных продуктах, разрабатываемых и имеющихся на рынке, по тематическим рубрикам нашего журнала.

Ваши сообщения с вопросами и комментариями по данной Веб-странице можно послать электронной почтой по адресу raytergr@mindspring.com. Вы можете также использовать наш телефон в Далласе (214)739-8107,или факс (214)265-0018. Разница с Москвой по времени-минус 9 часов.
Copyright © 1998-99 RAYTER INC.
Дата последнего обновления: June 20, 1999 !!!!!!!

Назначение программы: Система управления бюджетом организации

Предваряя описание самого программного продукта, необходимо сказать несколько слов о его разработчике. Им является достаточно известная, по крайней мере, в банковском бизнесе, фирма ЗАО «Компьютерные системы для бизнеса», г. Санкт-Петербург (CSBI EE), которая разрабатывает и поддерживает одну из Автоматизированных Банковских Систем - ИБС «Банкир», а также некоторые другие программные продукты, связанные с бухгалтерским учетом. Философия развития программных продуктов данной фирмы направлена на создание комплекса, который обеспечивает управление предприятием, затрагивая все основные системы бухгалтерского учета и менеджмента. Одним из первых таких продуктов и является БЮДЖЕТ –2000, основная задача которого обеспечить проведение такой непростой процедуры регулярного менеджмента, как бюджетирование.

Сразу нужно отметить, что данная программа не является средством разработки процедуры бюджетирования, она лишь позволяет правильно организовать работу по разработке и реализации самого бюджета предприятия. Т.е. БЮДЖЕТ - 2000 уже предполагает наличие: Положения о бюджетировании, бюджетной структуры организации, Бюджетного комитета или иного органа, занимающегося данным вопросом, и, конечно же, обладание необходимыми знаниями персоналом. Несмотря на это процедуры бюджетирования, заложенные в программе, позволяют получить представление о том, как нужно построить Положение о бюджетировании и каким образом проводить все основные мероприятия, связанные с данным процессом. Таким образом, имея под рукой любое справочное или учебное издание на тему постановки бюджетного процесса в организации и используя БЮДЖЕТ – 2000, как шаблон, в который Ваши будущие процедуры должны уложиться, можно создать достаточно качественный набор внутренних регламентирующих документов (подобный опыт уже имеется).

Бюджетный процесс БЮДЖЕТА – 2000 начинается с Подготовительного этапа. Данный этап является ключевым в проведении всей процедуры бюджетирования, в отличие от последующих этапов, которые логически из него вытекают, поэтому принципам администрирования данного этапа будет уделено особенное внимание.

Нулевой (подготовительный) этап включает в себя:

Настройка структуры организации. На данном этапе в программе описывается бюджетная структура организации, которая может включать в себя несколько иерархических уровней, т.е. бюджет подразделения, включающего в себя несколько подчиненных подразделений, будет складываться из суммы бюджетов данных подчиненных подразделений.

Настройка списка пользователей и их прав доступа. Поддержка современных сетевых технологий БЮДЖЕТОМ – 2000, позволяет проводить очень тонкую настройку прав пользователей. Доступ может ограничиваться как по отдельным бюджетным процедурам, так и по отдельным пунктам меню программы, что позволяет очень точно, в соответствии с регламентом работы, распределить обязанности по составлению и вводу фактических данных бюджета внутри подразделения, а также прав корректировки и утверждения конкретных операционных и финансовых планов на уровне начальника подразделения или бюджетного комитета.

Собственно бюджетный процесс начинается с Планирование бюджета организации. планирования (1-го этапа).

Данный этап включает в себя:

1. Подготовку списка Бюджетных задач отдельных подразделений и организации в целом. Каждое подразделение организации в процессе своей деятельности выполняет те или иные операции, решает те или иные задачи. Каждая из задач, может быть связана, как с получением определенного дохода, так и с несением определенных затрат. Таким образом, вся доходообразующая и затратная деятельность подразделения связана с этими задачами. Именно по этому, в основе бюджетных планов в системе БЮДЖЕТ – 2000 лежат, так называемые операционные планы подразделений (списки задач подразделений), в рамках которых непосредственно определяются финансовые планы (т.е. вносятся плановые цифры). Типы доходов и расходов могут иметь подтипы, которые более подробно описывают источник доходов или расходов. К типам (подтипам) доходов и расходов можно привязать еще одно структурное деление – Детальные планы доходов и Сметы расходов, которые уже раскрывают, из каких конкретно позиций складывались доходы или расходы. Т.е. описать доходы, какой – либо бюджетной задачи можно следующим образом: Доходы от оптовых продаж (тип) – Доходы от оптовых продаж канцтоваров (подтип) – Доходы от оптовых продаж записных книжек, Доходы от оптовых продаж степлеров, Доходы от оптовых продаж папок для бумаг и т.д. (Детальный план доходов). Проделав данные операции, получаем своеобразные шаблоны для подстановки плановых показателей доходов и расходов каждого подразделения.

2. Подготовка финансового плана для каждой Бюджетной задачи каждого подразделения. Данный этап подразумевает ввод плановых показателей доходов и расходов. Обычно данная операция закрепляется за начальниками соответствующих подразделений, которые в тонкостях знают свой бизнес и способны на нужном уровне детализации спланировать доходы и расходы по каждой бюджетной задаче.

3. Представление операционных планов на утверждение Бюджетного комитета. Целью данного этапа является подготовка к рассмотрению конкретного операционного плана Бюджетным комитетом, внесению в него корректировок и утверждение данного операционного плана. Данные процедуры технически выполняются с помощью присвоения конкретным операционным планам и бюджетным задачам различных статусов готовности, что ограничивает действия и полномочия по ней различных групп пользователей. Например, стандартный статус «К рассмотрению Бюджетным комитетом» подразумевает, что просматривать и изменять параметры данной задачи могут только члены Бюджетного комитета.

По завершении второго этапа следует 2–й этап:

Рассмотрения бюджета организации Бюджетным Комитетом.

Подготовленный подразделением операционных план является первым приближением, т.е. некоторой информацией для размышления адресуемой руководителям организации (Бюджетному комитету). На данном этапе происходит корректировка и утверждение операционных планов подразделений, согласование внесенных Бюджетным комитетом изменений с подразделениями и утверждение бюджетов всех уровней. Результатом данного этапа будет являться утвержденный сводный бюджет всей организации, что позволяет перейти к реализации бюджетных задач и внесения фактических данных по полученным доходам и расходам.

3-й (третий) этап бюджетного процесса, предусмотренного БЮДЖЕТОМ – 2000, заключается во внесении фактических данных за определенный период. Причем, в рамках данной программы могут быть выбраны различные периоды подстановки фактических данных, что удобно и предоставляет определенную свободу действий конечным пользователям.

4-й (четвертый) этап предусматривает возможность оперативной корректировки бюджетов. Данная процедура практически повторяет все действия при вводе плановых показателей сотрудниками соответствующих подразделений и утверждения задачи Бюджетным комитетом.

5-й (пятый) этап – анализ фактических показателей – не документирован разработчиком, однако, БЮДЖЕТ – 2000 способен выводить всю необходимую информацию для проведения данной работы. Программа снабжена рядом полезных отчетов, с помощью которых возможно определить отклонения по статьям расходов и доходов в натуральном выражении и в процентах к запланированному. В принципе, обладая подобными данными, можно организовать процедуру выверки причин отклонений и принятия соответствующих мер для предотвращения подобных ошибок в будущем.

В заключении хотелось бы выделить сильные и слабые стороны данного программного продукта. Среди плюсов я отметил бы высокую степень проработки программы и соответствие ее определенным стандартам практического применения, по крайней мере, после знакомства с ней не возникает чувства разочарования, т.е. программа оправдывает то, что от нее ждешь. Радует также и продуманная система предоставления доступа к различным процедурам и функциям бюджетного процесса. Среди минусов можно найти, пожалуй, только сложность администрирования системы, как следствие огромных возможностей, которые она предоставляет, и необходимость определенного аппаратного комплекса, в рамках которого данная программа будет действительно эффективна.

Таким образом, можно сказать, что данная программа рассчитана на использование в достаточно большой организации со сложной структурой доходов-расходов и развитой системой «бизнесов». Для менее масштабных организаций использование данного программного обеспечения вряд ли будет эффективным, поскольку можно обойтись более простым продуктом или вообще ограничиться средствами MS Office.

* В написании данного обзора использовались справочные материалы ЗАО «Компьютерные системы для бизнеса», г. Санкт-Петербург.

Координаты и информация о владельце: www.big-group.ru ?www.big.spb.ru? (исправлена ли ссылка?)

Назначение программы: Система разработки и постановки процедур регулярного менеджмента в терминах книги «Семь нот менеджмента»

БИГ-СТРУКТУРИЗАТОР является программным продуктом, представляемым Консалтинговой фирмой «БИГ». БИГ-СТРУКТУРИЗАТОР это практический результат консалтингового проекта, проводимого совместно группой «БИГ» и журналом «Эксперт» на территории России, Украины и Казахстана. В рамках данного проекта были также публикации в ряде деловых изданий в специальных рубриках «Самоучитель менеджмента» и «Менеджмент практикум». Основные принципы и философия данного проекта тесно связаны с книгой г-на Кондратьева «Семь нот менеджмента», которую фирма «БИГ» рекомендует своим клиентам в качестве пособия для самоподготовки.

БИГ-СТРУКТУРИЗАТОР предназначен для описания процедур регулярного менеджмента и разработки разнообразных документов, связанных с этими процедурами. Пакет поставки программного обеспечения фирмы «БИГ» комплектуется в соответствии с техникой, описанной в «Семи нотах менеджмента», и представляет собой набор стандартного программного обеспечения, набор методик разработки и выполнения определенных процедур регулярного менеджмента и набор готовых классификаторов – структурных элементов построения мероприятий, положений и прочих материалов и документов. В зависимости от комплекта поставки изменяется только набор классификаторов и методическая часть, - программный продукт остается прежним. Такая структура комплекта связана с принципами работы фирмы «БИГ» и самой областью приложения данной программы. По мнению специалистов фирмы «БИГ» основная ценность, продаваемого ими пакета, заключается в поставке методических материалов, заготовок бизнес – моделей и классификаторов, необходимых для построения модели и процедур на конкретном предприятии и под определенные задачи. Т.е. сама среда разработки второстепенна и не имеет ценности сама по себе. Однако, по моему мнению, для продвинутых пользователей, знакомых с принципами построения процедур регулярного менеджмента, именно среда разработки представляет наибольшую ценность, как универсальный инструмент создания и хранения регламентирующих документов. Тем не менее, подобный принцип комплектации программного обеспечения делает его достаточно гибким и легко настраивающимся на выполнение любых похожих задач.

В подобной обзорной статье нет необходимости подробно говорить о каждом наборе классификаторов и различных вариантах наполнения комплекта поставки, тем более что ответы на данные вопросы можно найти на сервере владельца программного обеспечения. По моему мнению, более целесообразно обсудить принципы работы данной программы, удобство ее использования на практике и возможности, которые она предоставляет.

В процессе работы чаще всего приходиться сталкиваться с двумя программами: БИГ-СТРУКТУРИЗАТОРом (ядро системы) и Мастером составления отчетов, который предназначен для визуализации разработок, схем, положений и пр. документов.

БИГ-СТРУКТУРИЗАТОР, если рассматривать его упрощенно, представляет собой механизм построения Матричных проекций различных Классификаторов. Рассмотрим эту основную функцию программы более детально. Представьте, что Вам предстоит распределить функции, выполняемые в Вашей организации за подразделениями, написать положения о подразделении или должностную инструкцию конкретной должности. Каким образом Вы действуете? Предварительно разрабатываете организационную структуру. Т.е. получаете список подразделений; закрепляете подчиненные подразделения за главными; закрепляете должности за подразделениями. Таким образом, задается определенный ряд записей – классификатор (одномерный ряд, вектор). На следующем этапе выписываете все функции, имеющиеся в организации, до того уровня детализации, который Вам необходим. Получаете еще один классификатор. Закрепляя функции за подразделениями, Вы, по сути, закрепляете записи одного классификатора за записями другого (ставите в ячейках единицы или графически назначаете связи между записями классификаторов). Выполнив данное действие, Вы получаете Матричную проекцию организационной структуры и функций организации. В матричном виде это можно представить следующим образом:

В виде текста она будет выглядеть так:

Функции Подразделения 1

1. Зарабатывать деньги

2. Тратить деньги

Функции Подразделения 2

1. Тратить деньги

2. Охранять деньги

Функции Подразделения 3

1. Зарабатывать деньги

2. Тратить деньги

3. Всем управлять

В случае с положением о подразделении или должностной инструкцией Вы совершаете те же самые действия, только с другим набором классификаторов или уровнем детализации. После создания матричной проекции или нескольких матричных проекций (их возможно просмотреть, как в виде матрицы, так и в вице текста или графика) необходимо создать основу для отчета, который может включать в себя несколько матричных проекций и передать данный отчет на растерзание Мастера построения отчетов.

С помощью Мастера построения отчетов можно сделать автоматический формат данного отчета, ввести заголовок или название отчета, добавить комментарии, лист подписей – привести документ в соответствующий вид.

В БИГ – СТРУКТУРИЗАТОР’е можно выделить следующие положительные черты. Во – первых, невообразимая гибкость данного программного продукта, т.к. имея определенный опыт работы с ним и разрабатывая новые виды классификаторов можно создать практически любой регламентирующий документ необходимый для Вашей организации. Во – вторых, возможно оперативное изменение структуры и содержания различных документов, т.е. поддерживать регламентирующие документы в актуальном состоянии очень легко с созданием соответствующих приказов по организации. Среди минусов, особенно выделяется «неинегрированность» данной системы, т.е. ее результатами невозможно автоматически воспользоваться в других программах, например, связанных с управлением персоналом. Хотя назначение данного программного продукта изначально преследовало другую цель, все же, хочется, чтобы либо подобный комплекс существовал в рамках системы управления персоналом, либо была создана возможность совмещения этого продукта с такими системами.

Таким образом, БИГ – СТРУКТУРИЗАТОР можно охарактеризовать, как инструмент для разработки и набор методических указаний, как эту разработку провести. Т.е. создание и заполнение классификаторов (если Вам не подходят те, что в комплекте) и построение Матричных проектов – дело Вашего интеллекта. Тем не менее, данный продукт очень удобен для использования. В нем очень хорошо хранить все регламентирующие документы, поскольку в нем они представлены в более презентативном виде и в них легче разобраться. В случае изменения функций должности или подразделения Вам не придется долго думать, что к чему, а просто переназначить связи записей классификаторов. Эти изменения можно трансформировать в приказы или прочие документы.

Окончательный диагноз данному программному продукту можно поставить следующий: Предназначен для разработки регламентирующих и прочих документов процедур регулярного менеджмента в организациях различного масштаба. Не требует сложного и дорогого аппаратного комплекса. Неискушенным в регулярном менеджменте рекомендуется использовать БИГ – СТРУКТУРИЗАТОР в полном объеме, поскольку, по отзывам пользователей, он действительно помогает во всем разобраться. Опытным пользователям рекомендую использовать его в качестве средства хранения и поддержания в актуальном состоянии регламентирующих документов.

* В написании данной статьи использовались справочные материалы Консалтинговой фирмы «БИГ»

Назначение программы: Разработка планов реализации мероприятий

Представлять разработчика данного программного обеспечения нет необходимости, поскольку со всеми преимуществами и недостатками его программ хорошо знакомы пользователи, работающие в среде MS Windows и MS Office. Сам MS Project является расширением возможностей предоставляемых приложениями MS Office, т.е. имеет похожий интерфейс и поддерживает все основные функции MS Office, в том числе развитую систему обмена данными между приложениями. Данная программа используется для разработки планов реализации проектов ведущими компаниями США, например, AT&T. В России, к сожалению, данная программа не очень распространена, надеюсь, что пока.

MS Project

Что же представляет из себя MS Project? Многим из Вас наверняка приходилось разрабатывать в среде электронных таблиц (например, Excel), бизнес – органайзерах план своих действий или действия Вашего подразделения на определенный период. Вы формулировали глобальные задачи, разбивали их на отдельные мероприятия, привязывали к ним ответственных исполнителей, время необходимое для реализации и материальные затраты. Затем сортировали задачи по важности, срокам выполнения или еще чему – нибудь. Все казалось великолепным, однако вспомните, с какими проблемами вы сталкивались, если было необходимо изменить порядок выполнения задач, их приоритет – одним словом отредактировать или представить разработанный план действий своему руководителю в удобной для понимания форме, наконец, самим разобраться в том, что Вы сделали. Может это и не вызывало у Вас трудностей, но без сомнений занимало достаточно много времени. Так вот назначение MS Project и заключается в том, чтобы предоставить Вам среду и все инструменты для разработки, представления и редактирования планов реализации проектов.
Ядром программы – основными данными, представляемыми затем в различных видах, является уже знакомая Вам таблица, колонки которой представляют собой перечисление факторов, характеризующих конкретную задачу, а строки – перечислением самих задач или мероприятий, имеющих несколько степеней вложенности друг в друга. Выглядит это следующим образом:

За задачами или мероприятиями можно закрепить не только ответственных исполнителей, но и требуемые ресурсы, а также определить последовательность – очередность выполняемых задач, при этом можно заставить программу самостоятельно распределить задачи по срокам выполнения. Каждая задача, внесенная в MS Project, имеет огромное количество факторов и опций, которые Вы можете настраивать по своему усмотрению, для достижения необходимого Вам результата. Средства данной программы позволяют Вам также отслеживать выполнение заданий и выводить степень их готовности. Ваш план мероприятий можно отобразить в виде календарного плана с закреплением ответственных исполнителей и ресурсов, схемы или графа реализации проекта и пр. Одними из самых полезных отображений являются таблица задействованных ресурсов и табель рабочего времени, необходимого для реализации мероприятий, данные в которых изменяются по мере выполнения заданий.

Среди плюсов программы нужно отметить высокую, даже несколько чрезмерную, гибкость, т.е. существование большого числа настроек, что при полном изучении позволяет описать средствами MS Project практически любую возможную жизненную ситуацию. Поражает в программе также разумная организация процесса разработки проекта, т.к. она написана с использованием знакомых стандартов стратегического планирования. Хорошей чертой MS Project, впрочем, как и всех приложений MS Office, является обширная помощь, в которой можно найти ответы на многие вопросы, и стандартный инструментарий MS Office, сокращающий время адаптации к программе.

Самым большим минусом, по моему мнению, является нелокализованность программы для России, хотя, обладая достаточно скромными знаниями английского, можно быстро в ней разобраться.

Использовать MS Project можно рекомендовать специалистам и руководителям, занимающихся разработкой планов реализации тех или иных проектов, в том числе и в рамках стратегического планирования. С его помощью решаются многие проблемы, связанные с данной процедурой регулярного менеджмента, например, определение и корректировка нагрузки структурных подразделений в определенный период времени. Решать с помощью MS Project задачи планирования можно всем, так как программа не требует мощного аппаратного комплекса и отлично работает на персональном компьютере. Однако, администрирование ее занимает много времени, и если времени у Вас нет и масштаб организации позволяет обходиться листом бумаги или электронной таблицей, не стоит тратить его на MS Project.

MS Team Manager

MS Team Manager является логичным продолжением и дополнением к MS Project, способный, тем не менее, работать в качестве самостоятельного приложения, поскольку он также является расширением MS Office и предназначен для управления процессом групповой реализации проектов. Если MS Project позволяет качественно разработать план и отслеживать его выполнение, то MS Team Manager способен распределять задачи разработанного в MS Project плана или их составляющие между структурными подразделениями или должностными лицами, посылая сообщения посредством электронной почты или записывая файлы в директории общего доступа на персональных компьютерах членов команды.

Интерфейс и логика выполнения действий очень схожи с MS Project. Различие только в некоторых данных, вводимых в программу. Здесь необходимо будет внести в список членов Вашей команды и при установке выбрать тип коммуникации между Вами: электронную почту или директории общего доступа, также тип участника команды: менеджер команды или член команды

В программе есть четыре основные закладки, с помощью которых производиться администрирование:

Список задач. Перечисление задач Вашей команды с закреплением за ними одного или нескольких участников команды. Задачи могут импортироваться из MS Project или создаваться непосредственно в программе.

Список команды. Перечисление членов команды с указанием данных о времени работы, адресов электронной почты и прочей информации необходимой для работы. Обычно подобные данные хранятся в адресной книге Вашей электронной почты или органайзере, поэтому MS Team Manager предлагает Вам импортировать эту информацию из них.

Записная книжка. Здесь можно отразить организационные вопросы и положения, которыми вы руководствуетесь при реализации плана: мораль команды, повестку дня, горячие новости и т.д.

Признаки жизни. Отражает получение или неполучение членами команды ваших сообщений, а также прочую информацию, связанную с общением членов команды.

Схожесть MS Team Manager и MS Project позволяет не говорить о плюсах и минусах Team Manager отдельно.

Использовать данную программу есть необходимость только в организациях со сложной организационной структурой, которая не позволяет или делает нецелесообразным личное общение и прямые контакты между участниками проекта. Идеальным, по моему мнению, будет использование MS Team Manager для реализации мероприятий стратегического плана, т.е. все стратегии и мероприятия по ним разрабатываются MS Project, а рассылка, обмен данными и контроль за выполнением мероприятий осуществляется с помощью MS Team Manager.

В заключении настоятельно рекомендую заинтересовавшимся ознакомится с соответствующими разделами сервера корпорации Microsoft и загрузить полнофункциональные демонстрационные версии MS Team Manager и MS Project.

* В написании данного обзора использовались справочные материалы и демо-версии программ корпорации Microsoft. 

Источник: www.bigspb.ru

Коротко о системе Е-МАСТЕР

Е-МАСТЕР® — система управления корпоративной информацией. Е-МАСТЕР® включает в себя возможности систем класса ECM (Enterprise Content Management). Система обеспечивает: Совместное создание и согласование документов Каждый документ может быть обсужден как при помощи прикрепленного к нему мини-форума, так и в главном форуме Разработанный документ может быть направлен на согласование по указанному маршруту Хранение документов любых форматов Хранение и передача документов в зашифрованном виде Встроенные системы восстановления после сбоев и резервного копирования Поиск документов Возможность поиска по ключевым словам и другим атрибутам документов (автор, дата создания…) Возможность поиска с помощью навигации по рубрикам Управляемый доступ к документам Возможность установки доступа к документам для различных категорий пользователей Возможность введения ограничений на работу с документами Функциональный интерфейс пользователя Веб-интерфейс, позволяющий просматривать карточки и скачивать файлы из системы хранения документов Удаленный доступ или работа пользователя из любой точки мира (при условии подключения к Интернету). Подробнее о Е-МАСТЕР >>

Система FLAMORY™

FLAMORY™ — уникальный программный продукт, позволяющий сохранять историю действий пользователя на компьютере, таких, например, как работа в приложениях Windows, посещения сайтов и д.р. Сохраненные последовательности действий, далее, можно просмотреть, сохранить в файл и передать коллегам. FLAMORY позволяет аккумулировать и делиться знаниями. Работая с FLAMORY, обмен опытом, обучение новых сотрудников, обсуждения технологий, становятся, как никогда ранее, простой и удобной, в практических аспектах, задачей. FLAMORY™ разрабатывается при участии специалистов KMSOFT. Скачать бета-версию можно по этой ссылке.

Версия для печати  |  Пользовательское соглашение