Моделирование корпоративного портала знаний.

Идея компьютерного портала родилась в недрах сети Интернет в качестве удобного входа в "паутину". Почти сразу же, начиная с 1998 года, начали предприниматься попытки "пересадить" плодотворные идеи и технологии Интернет-портала на почву корпоративных информационных систем. Эти усилия принесли плоды - все больше и больше компаний, особенно на Западе, строят "главный вход" в свое корпоративное здание через портал. Оправившиеся от последствий кризиса российские компании также начали проявлять интерес к созданию собственных корпоративных порталов, и этот интерес в ближайшем времени, вероятно, будет расти.

Корпоративные порталы уже имеют свою, хотя и не до конца устоявшуюся классификацию. В качестве примера приведем классификацию IDC (www.idc.com), основанную на типах контента и средствах, предоставляемых пользователям. В соответствии с этой классификацией выделяются следующие типы корпоративных порталов: информационные порталы, порталы для совместной работы, порталы экспертизы, порталы знаний (типы порталов перечислены в порядке возрастания их сложности и функциональности).

Информационный портал связывает людей с информацией.

Портал для совместной работы поддерживает различные средства взаимодействия людей с использованием компьютерных технологий.

Портал экспертизы связывает людей друг с другом на основании их опыта, области экспертизы и интересов.

Портал знаний комбинирует возможности перечисленных выше типов и обеспечивает доставку персонифицированной информации с учетом конкретной работы, которую выполняет каждый пользователь в определенный момент времени.

Портал знаний компании является примером практического применения теории управления знаниями для получения конкурентных преимуществ путем более эффективного использования корпоративных знаний.

При подготовке статьи были использованы практические материалы, полученные специалистами компании AYAXI в процессе проектирования портала знаний крупной российской телекоммуникационной компании. Все модели были разработаны с помощью системы ARIS 5.0, которая является наиболее совершенным среди представленных на российском рынке средств моделирования.

Для изучения теоретических вопросов, связанных с управлением знаниями рекомендуем обратиться к соответствующей литературе или во "всемирную библиотеку" Интернет (см., например, PCWeek, №8, 2001).

Определим понятия и допущения

Точного определения термина "корпоративный портал знаний" найти не удалось, вероятно, его пока не существует. Как не удалось найти и точного определения "знания". Не претендуя на истину в последней инстанции, попробуем сформулировать эти определения, опираясь на то, что удалось "выудить" в Интернете, а также на те соглашения, которые сложились при выполнении реального проекта.

Под корпоративным порталом знаний будем понимать единое средство доступа к корпоративной информации, позволяющее сотрудникам взаимодействовать друг с другом, связывать информацию с коллективным пониманием, системой ценностей и опытом.

Определить "знания" намного труднее вследствие общности термина (или фундаментальности…). Тем не менее, для однозначного понимания этого термина в процессе проектирования портала, представляется приемлемым определить знания как информацию, которая может быть полезна, понятна и доступна человеку или группе людей при решении потребных им задач.

Введем также допущение о том, что знания, попадающие на портал, содержатся в документах. Иначе говоря, объектами портала знаний являются документы.

Свойства

Для чего не предназначен портал знаний? Портал знаний не предназначен для традиционной автоматизации рутинных процедур.

Основное назначение портала знаний - это создание полезных способностей. А удастся или нет использовать эти способности, - зависит от пользователей, людей, работающих с порталом.

Какими типовыми свойствами должен обладать портал знаний? Они находятся в приведенном выше определении.

"Единое средство доступа к информации", - портал должен способствовать сбору, структурированию и передаче информации из различных источников и систем (внутренних и внешних). "…Позволяющее сотрудникам взаимодействовать друг с другом", - следовательно, портал должен обеспечивать поддержку командной работы с информацией и знаниями. "…Связывать информацию с коллективным пониманием, системой ценностей и опытом", - способствовать появлению новых знаний в процессе взаимодействия людей и удовлетворенности сотрудников от работы в компании.

Кроме того, портал знаний должен обладать всеми свойствами обычного портала, например: персонализация для конечных пользователей; организация клиентского места; распределение ресурсов; отслеживание выполнения работ; активный доступ к информации из множества гетерогенных источников; локализация и обнаружение нужных людей и информации.

Многие из приведенных выше свойств портала знаний связаны с людьми. Практика подтверждает мнения ряда экспертов о том, что успех разработки и эффективность портала знаний определяется в большей степени человеческим фактором, чем технологиями (см., например, PCWeek, №29-30, 1999).

Управление знаниями корпорации позволяет получить конкурентные преимущества за счет более эффективного использования доступной информации, извлечения нужных знаний, создания новых знаний и, как результат, принятия оптимальных решений.

Первой и важнейшей задачей, с которой нужно начать при создании портала знаний, является определение и согласование целей. Для определения целей портала необходимы беседы с руководством. В процессе обсуждения целей портала выполняется первичная увязка стратегий компании с концептуальными технологиями портала. Таким образом, с самого начала разработки учитываются взгляды ответственных сотрудников (человеческий фактор) на концепцию портала, что позволяет привлечь интерес к разработке со стороны руководителей высшего и среднего уровней.

Предположим, что в компании существуют определенные стратегии и цели, которые имеют поддержку у руководства компании. Среди существующих целей необходимо выделить ту, которая может быть поддержана порталом знаний, эта цель будет главной целью портала. Возможно, что при выявлении главной цели портала придется переформулировать или пересмотреть отдельные цели компании и указать место портала в общей стратегии развития компании.

Если в компании явно не существуют стратегии и цели, то придется сначала их определить (вместе с руководством), а затем уже приступить к формулированию целей портала. Главная цель портала знаний - создание способностей, поддерживающих то или иное стратегическое направление развития компании.

После формулирования главной цели, выполняется ее детализация на подцели, при этом "строится" дерево целей и определяются критические факторы, необходимые для достижения каждой из поставленных целей.

Время, затраченное на формулирование целей портала, окупится сторицей при дальнейших беседах со специалистами. Первый же скептический вопрос: "зачем это нужно?" позволит вам перейти к обсуждению согласованных с руководством целей и превратит интервью в живую беседу о дополнительных возможностях и удобствах, которые получит конкретный сотрудник в повседневной работе.

При дальнейшем проектировании на дереве целей "вырастают листья" функций и сервисов, которые будут поддерживать достижение цели. Таким образом, от начала и до конца разработки проекта, дерево целей будет являться связующим звеном между технологическими решениями и требованиями руководства.

Как сказано выше, корпоративный портал знаний должен быть единым средством доступа пользователей к различной информации. Его структура должна связывать существующие в компании подсистемы, базы документов с персональными рабочими местами пользователей. В состав портала, например, могут входить: сервер приложений, база данных объектов портала, база документов, web-клиент, подсистема интеграции с внешними приложениями.

Пример структуры портала знаний

Сервер приложений состоит из различных сервисов (например, бизнес-сервисов и портальных сервисов) и механизмов, связанных с функциональностью портала.

База данных объектов портала используется для хранения собственных объектов портала. В базе документов хранятся ссылки на документы, попадающие на портал из внешних приложений. Если портал знаний размещен в Интранет, то внешними приложениями для него будут внутренние автоматизированные системы компании.

Условное включение web-клиента в состав портала объясняется активной ролью, которую играют пользователи, управляющие сервисами и контентом портала.

Для представления знаний на портале используются области знаний, в состав которых входят объекты знаний. Каждая область знаний имеет своего владельца и потребителя (потребителей). Объектами знаний являются документы.

Метамодель структуры знаний

Области знаний, владельцы, потребители, объекты знаний и типы документов определяются в процессе проведения интервью со специалистами компании и представляются в виде соответствующих моделей структуры и карты знаний.

Метамодель карты знаний

После определения структуры и карты знаний определяются и разрабатываются сервисы, которые будут выполнять занесение, редактирование и предоставление объектов знаний. Разделение сервисов на категории (например, бизнес-сервисы, портальные сервисы) является условным и отражает уровень стандартизации того или иного сервиса. К портальным сервисам удобно отнести стандартные сервисы.

Над каждым из сервисов могут быть выполнены определенные действия, такие, как: регистрация сервиса, размещение знаний и предоставление знаний. Эти действия выполняются пользователями (владельцами и потребителями знаний) с помощью механизмов, включенных в сервер приложений.

В свою очередь каждый из сервисов должен выполнять свои специфические функции.

Функции и состав сервисов определяются, исходя из дерева целей, структуры и карты знаний, следующим образом:

1. На основании пожеланий специалистов компании, выявленных в результате обследования, составляется предварительный список сервисов для размещения на портале.

2. Для дерева целей определяются функции, необходимые для достижения каждой цели.

3. Выполняется согласование функций и сервисов. В процессе согласования уточняются сервисы и связанные с ними функции.

Результатом является список сервисов с выполняемыми ими функциями, увязанными с целями портала. Например, сервис управления документами выполняет функции "Предоставление новостей компании" и "Предоставление сведений о компании", которые поддерживаю цель "Способность сбора знаний".

Для завершения стадии проектирования, осталось разработать модели процессов, выполняемых конкретными сервисами и выполнить детальную спецификацию каждого сервиса.

Для того чтобы учесть с самого начала проектирования портала человеческий фактор, моделирование целесообразно начинать с формулирования целей. К целям должны быть "привязаны" функции сервисов, входящих в состав сервера приложений портала.

Знания на портале представляются через документы, являющиеся объектами знаний, которые размещаются в областях знаний.

Сервисы портала выполняют действия над объектами знаний, связанные с размещением, предоставлением знаний и изменением контента.

Удобным средством моделирования портала знаний является интегрированная система ARIS, в состав которой входят все необходимые для этой цели типы моделей.

Валерий Чеботарев, руководитель отдела системного анализа компании AYAXI

E-mail: VСhebotarev@ayaxi.com, тел. (095) 937 1 937